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Lo sappiamo, partecipare alle fiere richiede impegno, tempo e budget. I costi per partecipare possono essere scoraggianti, ma spesso esserci significa: nuove relazioni, nuove opportunità e nuovi clienti. La cosa peggiore che tu possa fare? Partecipare senza strategia, né concept. Uno stand non è semplicemente un luogo da riempire alla rinfusa, bensì uno spazio da progettare e comunicare. È qui che entra in gioco l’arte dell’exhibit design.
Stand fieristici e exhibit design: facciamo chiarezza
Per un’azienda lo stand è il campo base per la manifestazione: il luogo nel quale riuscire ad accogliere le persone, raggiungere nuovi clienti e comunicare la propria unicità. È lo spazio espositivo con il suo allestimento.
L’exhibit design è l’applicazione di una narrazione coerente all’interno dello stand che prevede l’integrazione di media ed esperienze interattive per arrivare al pubblico con maggiore forza. Si tratta di un processo integrato e multidisciplinare che combina architettura, interior design, graphic design, multimedialità, tecnologia, illuminazione, audio e design esperienziale per creare uno storytelling avvincente capace di coinvolgere il pubblico.
Ecco quali sono i 4 step che in Parsifal adottiamo per creare exhibit design capaci di lasciare il segno.
Primo step: azienda, fiera e creativi a tu per tu
La consulenza e l’incontro con il cliente
Prima di parlare di spazio e tempo, noi partiamo sempre dall’azienda. Capire quali sono gli obiettivi della partecipazione alla fiera ci permette di prendere le giuste misure con le strategie da adottare nella realizzazione dell’exhibit design.
Ecco alcuni spunti:
Il calendario fieristico annuale e le caratteristiche delle fiere
Allo stesso modo è importante conoscere il calendario fieristico annuale dell’azienda, per comprendere tutte le casistiche nelle quali lo stand dovrà inserirsi, ma è altrettanto fondamentale conoscere i regolamenti, le aree, i temi e le usanze delle fiere coinvolte. Tutte queste domande devono trovare risposta prima della progettazione:
La definizione del budget
Per noi è importante pensare in un’ottica di lungo termine che permetta di ottimizzare l’investimento grazie a soluzioni modulari. Sappiamo che la spesa complessiva della fiera (costi di partecipazione, stand fieristici, allestimento, comunicazione e personale) può essere importante per un’azienda e per questo è fondamentale definire il budget e il ROI (il ritorno dell’investimento) atteso.
Secondo step: lo sviluppo dello stand fieristico
Arriviamo al nostro momento preferito: l’ideazione dello stand fieristico dove possiamo mescolare gli aspetti tecnici e strategici a quelli creativi.
Il tipo di stand fieristico: “come lo facciamo?”
Ci sono sostanzialmente 5 tipologie di stand:
- Stand con 4 lati liberi, detto anche ad isola;
- Stand con 3 lati liberi, detto anche a penisola;
- Stand con 2 lati liberi. Questa opzione può svilupparsi in due modi: a L creando un angolo riservato per meeting o a “catena” creando un passaggio centrale stile galleria;
- Stand aperto su un lato, è la tipologia più diffusa;
- Stand chiuso su tutti e quattro i lati.
La scelta non è facile e dipende da molti fattori (non ultima la capacità di gestione del team, gli spazi a disposizione, il tipo di pubblico presente in fiera e gli obiettivi aziendali). Per questo noi consigliamo molto spesso stand fieristici modulari, capaci di adattarsi alle molteplici situazioni per poter scegliere, di volta in volta, il set-up migliore.
Le aree funzionali dello stand: “dove va messo questo?”
Ci sono 6 aree funzionali che possono essere inserite all’interno di uno stand fieristico:
- Area espositiva, dove vengono esposti i prodotti o servizi;
- Area reception, dove vengono accolti clienti e visitatori;
- Area meeting, dove possono esserci spazi per incontri one-to-one;
- Area food, dove ci può essere un attimo di relax con clienti selezionati;
- Area magazzino, dove riporre il materiale necessario per non lasciarlo in vista;
- Area multimediale, dove comunicare attraverso la tecnologia.
Per le fiere del settore food&beverage l’area food è la zona principale dello stand. In questo caso infatti i partecipanti alla fiera non sono solo spettatori, ma possono (e a nostro parere devono) essere coinvolti all’interno dello stand con show cooking, degustazioni, sfide e live tasting.
La progettazione del percorso: “come si muovono i visitatori?”
La progettazione gioca un ruolo chiave perché deve tenere conto di come si muoveranno i clienti e i visitatori all’interno dello stand. Se strutturata bene favorirà l’accesso dei visitatori, stimolerà l’interazione e permetterà anche ai dipendenti di muoversi con agio.
Le tipologie più comuni sono 3:
- Percorso singolo, i visitatori entrano ed escono in un solo modo uguale per tutti;
- Percorso multiplo, i visitatori possono scegliere cosa vedere e in che ordine;
- Percorso a ventaglio, i visitatori possono accedere ad un solo contenuto alla volta.
La creazione della grafica: “di cosa vogliamo parlare?”
Solitamente l’idea grafica iniziamo a “girarcela in testa” già durante la consulenza, ma è solo dopo aver preso insieme all’azienda tutte le altre decisioni che possiamo iniziare a mettere mano alla grafica e al design dello stand fieristico. Questo non significa che sia un aspetto secondario, anzi! Il concept, il linguaggio grafico e cromatico, le scritte e i suoni svolgono un ruolo centrale nell’esposizione. Non è solo una questione di rispettare i colori aziendali, ma anche di rendere lo stand riconoscibile, attrattivo e comunicativo.
L’anno scorso per Molino Rossetto avevamo realizzato un exhibit design coloratissimo incentrato sulle emozioni, ma hai già visto quello che abbiamo ideato quest’anno per la partecipazione a Cibus24? Altrettanto apprezzato è stato anche lo stand di La Veneta, incentrato sul nuovo rebranding aziendale con un reparto frigo e un enorme “green twist” da sfondo.
Tra i tanti progetti di exhibit design realizzati quest’anno non c’è solo il settore food&beverage: nel carosello puoi vedere anche lo stand di Accettini incentrato sul nuovo concept “only the right vibrations” con un’installazione sensoriale e artistica e quello di Cortensafe per il quale, in occasione del lancio delle nuove barriere, è stato realizzato un panorama che si compone ricreando “l’orange way”.
Se te lo stai chiedendo: sì il concept è tutto quando si parla di exhibit design!
Terzo step: la realizzazione dello stand fieristico
Essendo nostro il progetto creativo, abbiamo sempre ben chiara sia la parte artistica che quella tecnica, per cui, dopo aver definito l’aspetto grafico dello stand fieristico, ci occupiamo della documentazione tecnica.
Dallo sviluppo dei disegni tecnici esecutivi per la struttura e il corredo ai file grafici definitivi per la stampa, fino alle presentazioni con materiali e immagini di riferimento per arredo e illuminazione: in Parsifal prendiamo in mano il progetto nella sua totalità offrendo supervisione in fase di montaggio presso la fiera e assistenza all’azienda durante l’evento.
Quarto step: la comunicazione integrata per la fiera
Se l’obiettivo è chiaro, per raggiungerlo manca giusto quell’extra mile all’exhibt design perfetto: la comunicazione integrata.
E creiamolo un po’ di hype dietro a questo evento! Una volta che la data della fiera è definita, sarà il momento di giocare con la comunicazione online e offline, creando un calendario di attività che – come in un countdown – conduca fino alla fiera.
Cosa puoi fare? In questi casi sky is the limit, ma a titolo di esempio puoi:
- Comunicazione online: creare un piano editoriale social per annunciare la tua presenza e le novità che porterai con il tuo stand. Fondamentale sarà taggare gli organizzatori della fiera e i partner, ma perchè non creare anche un #hashtag per coinvolgere i visitatori in modo da ottenere UCG content? Non dimenticarti del sito: comunica anche qui la tua presenza, sia prima che dopo l’evento magari con un articolo dedicato;
- Comunicazione offline: installare delle campagne OOH mirate per farti conoscere in zona e organizzare conferenze stampa o incontri nei giorni prima dell’inizio.
Un ultimissimo sforzo? Giuriamo che è l’ultimo, ma fallo un bel post sui social alla fine dell’evento con le facce sorridenti del team. Spenti i riflettori ti concediamo una settimana di vacanza assoluta (e ce la prendiamo anche noi)!